Thuiswerken, back-to-the-office en hybride werken
14 aug

Thuiswerken, back-to-the-office en hybride werken

De vakantieperiode loopt ten einde, weer terug naar school & (deels) naar kantoor?

Het “gewone” leven” gaat weer beginnen, de kinderen gaan weer naar school en het grote gros van de mensen gaat weer aan het werk. Maar wat is nu eindelijk terug naar het “normale leven”? Een groot deel van de mensen zal nog veel thuiswerken, organisaties gaan mondjesmaat de kantoren weer opstellen voor medewerkers, gekoppeld aan strenge regels, om te voorkomen dat er een “tweede golf” zal komen. Voor bijna alle organisaties en medewerkers een grote worsteling. Hoe gaan we dat aanpakken? Wie kan en mag wanneer terug naar kantoor? De afgelopen weken hebben we veel online trainingen gegeven over “thuiswerken, back-to-the-office en hybride teams”. Wat me telkens weer opvalt is dat mensen wachten op richtlijnen van de directie, maar weinig hebben nagedacht: “wat wil ik? Waar voel ik me prettig bij?” Inmiddels weten we dat thuiswerken heel veel voordelen heeft, uit tal van onderzoeken o.a. Klaske Veth van de Hanze Hogeschool. Geen of veel minder reistijd is een van de voordelen die ik het vaakst hoor tijdens de trainingen, gevolgd door efficiënter werken, meer flexibiliteit en minder stress. Daartegenover hoor ik  met stip op 1 bij de nadelen vooral het gemis van collega’s en sociale contacten (gekoppeld aan inspiratie en creativiteit met collega’s), geen rem of pauzes.

Wat zijn nu de kritische succesfactoren om prettig thuis te werken?

In het zelfde onderzoek van Klaske Veth worden 5 kritische succesfactoren genoemd

De meeste frustratie en aandacht gaat steeds naar de middelen”, de voorwaarden om prettig thuis te kunnen werken, zoals een goede stoel, eigen werkplek, goede wifi, de juiste tools zoals teams of Zoom etc, een goed beeldscherm en op dit moment een goede ventilator. Terwijl dit meestal vrij “simpel” op te lossen is, denk aan de 80-20 regel, 80% gaat hierover terwijl andere zaken veel belangrijker en essentiëler zijn en vooral, lastiger op te lossen. Een fanatisch document over “thuiswerken, hoe werkt dat?” is geschreven door Rumbold, met daarin de voorwaarden, onkostenvergoeding, juridische component en management.

Waar het volgens mij echt om draait is de sociale ondersteuning van het team onderling. En eigenlijk gaat om om twee teams: namelijk je Thuisteam en je Thuiswerkteam.
Beide teams bepalen een groot deel van het succes, hoe werkt het thuis met beide soorten “collega’s”. Het teamwiel van Martijn Vroemen, waar ik eerder over schreef kan hier handige handvaten voor geven, waarbij vooral  de motiverende doelen voor het thuisteam essentieel zijn. Het echte persoonlijke interactie deel, dat het om meer gaat dan enkel de zakelijke context wordt veel vergeten. Van de ene naar de andere meeting, zonder tijd voor “rapport” opbouwen, echt vragen hoe het met iemand gaat, of zoals facilator Mireille Beumer aangeeft, de echte “powerful questions”.
Enkele concrete tips voor echte sociale ondersteuning zijn:

• Maak van en geef aan (online en offline) teammeeting topprioriteit met elkaar;
• persoonlijke interesse, stel open en persoonlijke vragen (echte powerfull questions);
• wees aanwezig (beeld en geluid);
• “check in” elke werkdag met elkaar;
• geef je teamgenoten bevestiging, laat weten dat je er bent, bijvoorbeeld met een bedankje etc.

Goede zelforganisatie begint…bijzelf!

Zorg dat je focus hebt en houdt, laat je niet afleiden door interne of externe triggers, en bedenk welk soort werkplek het best bij jou past, bij jouw flexstijl (gebaseerd op tijd en ruimte). Ben jij een work life separator of wellicht een work life integrator, (bron: Ellen Kossek) zoals dit artikel in HBR duidelijk beschrijft. Als alle managers in Nederland dit artikel zouden lezen, zouden ze volgens mij veel beter begrijpen waarom sommige mensen andere “eisen” stellen aan hun thuiswerk plek.

Zorg dat je routines en ritmes inbouwt, zoals je dat ook deed voordat we massaal gingen thuiswerken en hou ze vast als je weer deel op kantoor gaat werken, bijvoorbeeld gebruik de reistijd nu als “wandel-tijd” om los te komen van thuis en op het einde van de werkdag om weer los te komen van je werk.

Zorg voor pauzes, ga niet de hele dag door, etend en drinken achter je bureau. Je mist immers al het praatje bij het koffieapparaat, je loopje van de ene naar de andere vergadering etc. Pauze is volgens Wikipedia het volgende:

Een pauze is een tijdelijke periode van onderbreking van een handeling, met de bedoeling om even tot rust te komen en daarna met frisse moed de draad weer op te pakken.

Maak gebruik van je “piek” momenten, dus doe activiteiten die passen bij jouw beste moment van de dag, nu kan het beter dan ooit. Wil je weten welk chrono type je bent, doe dan de Chrono test. Bijvoorbeeld analytische taken kun je als vroege vogel het beste in de ochtend doen en als nachtdier het beste aan het einde van de dag.

12 concrete tips om morgen al mee aan de slag te gaan

Wat laat jij los en wat neem je mee als je weer naar kantoor gaat? Wanneer, hoevaak, welke taken etc? Denk daar zelf, met je thuisteam en je thuiswerkteam, al over na. Dan kom jij goed beslagen ten ijs, als je bij de volgende team meeting hoort dat je deels weer naar kantoor mag, maak dan jouw wensen kenbaar.

Na talloze online trainingen over thuiswerker en weer terug naar kantoor is mijn belangrijkste punt: Elk mens is anders en thuiswerken, op kantoor werken, hybride werken, het blijft maatwerk en mensen werk.
Het maakt nogal een verschil of je thuis werkt vanuit een één kamer appartement waar geen ruimte is voor een echte werkplek of een groot huis hebt waar je je eigen afgesloten werkruimte hebt kunnen creëren.

Of je een gezin hebt met kinderen die deels nog thuis zijn of een alleenstaande millennia die net aan zijn eerste baan begint.

Of je een work life separator bent die graag tijd en ruimte separeert of een echte work life integrator die graag werk en privé integreert.

of je….en ga zo maar door.

Als we samen kijken en elkaars wensen en persoonlijkheden respecteren, dan wordt het nieuwe normaal op kantoor iets moois! Waarbij waarschijnlijk hybride werken de norm wordt, een deel thuis ( de meest mensen geven aan twee dagen thuis ideaal te vinden) en een deel op kantoor, waarbij het kantoor dan een echte ontmoetingsplek wordt waar je echt samenwerkt en innovatief en creatief bezig bent met collega’s.

Wil je meer weten over de mogelijkheden voor een maatwerk (al dan niet online) training thuiswerken, weer naar kantoor en hybride werken voor jezelf, je team en/of je collega’s, aarzel dan niet, ik ben bereikbaar op 0345643633 of schuitemaker@careerandlive.nl

Annemie Schuitemaker

directeur Career & Live
(team)caoch en trainer