De overeenkomst tussen het gebruik van je smartphone  en roken tijdens een vergadering

Smartphones tijdens vergaderingen leveren stress op. Roken tijdens een vergadering, dat doet niemand meer. Het is simpel weg verboden, omdat we inmiddels weten dat het zeer schadelijk is voor de rokers en de mensen in de vergaderzaal. Echter het gebruik van je smartphone (of tablet) tijdens een vergadering, dat is normaal en helemaal geaccepteerd. Terwijl het dat net zo schadelijk is voor je collega c.q. mede-vergaderaar, als roken! Er is zelfs een term voor “second hand technostress”, indirecte stress, veroorzaakt door het gebruik van ICT. Oftewel de stress die het gebruiken van je smartphone veroorzaakt bij anderen in jouw directe omgeving, die daardoor worden afgeleid. Het verstoort de ander als het ware, en zorgt zo voor stress. Een soort indirect meeroken. Uiteraard kan het gebruik ook voor jezelf tijdens een vergadering schadelijk zijn (stressverhogend, minder effectief etc.) evenals roken.

Toch wordt hier weinig aandacht aan besteed. Terwijl inmiddels wetenschappelijk bewezen is dat multitasken (en dat doen we veel als we vergaderen en tegelijkertijd gebruik maken van onze mobiele devices) slecht is voor de productiviteit, de creativiteit en voor de gezondheid, van iedereen die aanwezig is bij de vergadering. Het is namelijk echt stress verhogend. Niet alleen voor degene die tijdens de vergadering gebruik maakt van zijn smartphone, maar ook door degene die de vergadering bijwoont. Hij of zij kan zich (ongewild en ongewenst) minder goed concentreren en focussen op de vergadering.

Heeft iedereen hier nu last van?

Het blijkt dat er bepaalde mensen zijn die meer last hebben van second hand technostress, met name emotioneel instabielere mensen (de hoger scoren op neuroticsme), mensen die zelf weinig multitasken en mensen bij wie de gepercipieerde wederkerigheid in relatie met jou lager is.
Ook blijkt dat de status van degene die gebruik maakt van de smartphone belangrijk is. Staat hij of zij hoger in de hiërarchie ladder, dan zal de ander minder last hebben van second hand stress. Ergo als de baas zit te pielen met zijn smartphone dan is dat ok, zit de medewerker te spelen met zijn smartphone dan vindt de baas dat minder geweldig. Vind je iemand best aardig en heb je veel affiniteit met iemand, dan leidt zijn of haar gebruik van smartphone minder tot second hand technostress. Vind je iemand echter een vreselijke etter, dan zorgt zijn of haar gebruik van de smartphone wel voor second hand technostress bij jou.

De organisatie cultuur

Ook blijkt de organisatie cultuur en sociale norm een belangrijke rol te spelen. Is het de norm om steeds gebruik te maken van je smartphone anytime, anywhere, dan zorgt dat tijdens vergaderingen minder tot second hand technostress bij de anderen. Hoe formeler de meeting hoe minder last van second hand technostress bij de anderen. Als het een heel belangrijke vergadering is, dan wordt spelen met de smartphone door de ander als meer stresserend ervaren, hij of zij wil graag bij de les blijven en zich concenteren. En hoe minder mensen bij een vergadering aanwezig zijn, hoe meer stressvol en hoe meer mensen in een vergadering, hoe minder stress de ander ervaart, hij of zij kan zich dan concentreren op andere deelnemers.

Wat kunnen en/of moeten we hieraan doen?

Werkstress is een issue, dat weten we inmiddels. Dus dat we met second hand technostress, met name bij vergaderingen, iets moeten doen, dat is volgens mij evident. Door te beginnen met bewustwording te vergroten dat second hand technostress schadelijk is voor anderen, de collega vergaderaars. Maar hoe?

• Een poster ophangen: gebruik van de smartphone is schadelijk voor je gezondheid en die van je collega’s.
• Het onderwerp bespreekbaar maken tijdens de volgende vergadering
• Bijgevoegd filmpje bekijken, waar nog veel meer vergadervalkuilen inzitten
• Of heel simpel het gebruik van smartphones en tablets tijdens vergaderingen (en in de auto, op de fiets en…) gewoon verbieden met zijn allen, dat zorgt voor betere, diepgaandere, snellere vergaderingen.

Wie durft?

En niet zeggen dat kan niet, waar een wil is is een weg. En doodlen tijdens een vergadering, dat levert weer heel veel creativieve invallen op. Ik ben overigens niet tegen het gebruik van smartphones of tablets, maar wel tegen het altijd en overal gebruiken van smartphones. Soms even offline levert ons ook veel op!

Overigens zijn er veel meer momenten in ons dagelijks leven dat indirecte technostress ontstaat, denk maar eens aan een gezellig etentje met vrienden waar constant de smartphone wordt gecheckt.

Annemie Schuitemaker,

directeur van Career & Live

inspirator en trainer